So führen Sie ein Pilotprojekt mit „ESL“ durch, bevor Sie sich festlegen

Die Einführung elektronischer Regaletiketten in mehreren Filialen ist eine große Verpflichtung – hinsichtlich der Integration in Ihre Kernsysteme, der Hardware an jedem Regalrand und einer Arbeitsweise, mit der Ihre Mitarbeiter täglich leben müssen. Der kluge Weg, das Risiko dieser Entscheidung zu minimieren, ist ein Pilotprojekt: Installieren Sie „ESLs“ in einer realen Filiale, testen Sie sie über einen festgelegten Zeitraum mit Ihren tatsächlichen Daten und Werbeaktionen und messen Sie das Ergebnis, bevor Sie den Vertrag für die gesamte Kette unterzeichnen. Dieser Artikel ist Ihr Leitfaden – wie Sie die Filiale auswählen, was Sie messen sollten, wie lange das Pilotprojekt laufen sollte und wie Sie das Ergebnis in einen Business Case umsetzen. Wenn Sie bereits überzeugt sind und stattdessen die vollständige Einführung planen, springen Sie direkt zum Einführungsplan.

Warum zuerst ein Pilotprojekt: Was ein Pilotprojekt beweist, was ein Datenblatt nicht kann

Ein Pilotprojekt beweist, was kein Datenblatt leisten kann: dass die Etiketten mit Ihren unübersichtlichen Produktdaten synchron bleiben, dass Ihre Mitarbeiter den neuen Arbeitsablauf tatsächlich anwenden und dass sich die Einsparungen in Ihren Zahlen niederschlagen – und nicht nur in denen des Anbieters. Ein Datenblatt sagt Ihnen, dass eine Batterie jahrelang hält und ein Etikett in Sekundenschnelle neu gedruckt wird; es kann Ihnen jedoch nicht sagen, wie sich eine Preisänderung verhält, wenn sie aus Ihrem „ERP“ durch Ihre Sonderfälle – Mehrfachkäufe, gewogene Waren, regionale Preisgestaltung – bis ins Regal gelangt. Der Pilotversuch verlagert die Frage von „Funktioniert die Technologie?“ (das tut sie) hin zu „Funktioniert sie hier, mit unseren Systemen und unseren Mitarbeitern?“ Diese Frage ist die Antwort wert, die eine ganze Filiale an Hardware kostet.

Die Wahl des Pilotgeschäfts: repräsentativ, nicht Ihr Flagship-Store

Wählen Sie eine Filiale, die repräsentativ für die Filialkette ist, die Sie umstellen möchten, und nicht Ihr neuestes oder umsatzstärkstes Vorzeigegeschäft. Der erste Impuls ist zwar, das Pilotprojekt im Vorzeigegeschäft durchzuführen, weil Sie darauf stolz sind – doch die Ergebnisse eines Vorzeigegeschäfts lassen sich nicht verallgemeinern. Sie benötigen eine Filiale mit einem gewöhnlichen Sortiment, gewöhnlicher Personalbesetzung, einer gewöhnlichen Preisänderungsrate sowie denselben „POS“- und Backoffice-Systemen, die auch im Rest der Kette zum Einsatz kommen. Die Integration, die Sie für den Pilotversuch entwickeln, soll später überall wiederverwendet werden können; daher muss die Filiale auf derselben technischen Basis wie ihre Schwesterfilialen aufbauen.

Zwei praktische Kriterien: Wählen Sie eine Filiale mit einem engagierten Filialleiter, der Ihnen ehrliches Feedback gibt, anstatt Ihnen nur das zu sagen, was Sie hören wollen, und meiden Sie Standorte, an denen gerade Umbauarbeiten oder eine Systemumstellung stattfinden, da dies die Messergebnisse verfälschen würde. Eine Filiale, die zwar langweilig, aber repräsentativ ist, ist die wertvollste Wahl, die Sie treffen können.

Was soll in den Umfang aufgenommen werden: das gesamte Sortiment oder Kategorien mit hoher Änderungshäufigkeit?

Sie haben zwei realistische Optionen: Entweder Sie stellen das gesamte Geschäft um oder Sie konzentrieren sich auf die Kategorien, in denen sich die Preise am stärksten verändern. Ein Pilotprojekt für den gesamten Laden liefert die eindeutigste Antwort, da es die tatsächliche betriebliche Veränderung widerspiegelt: Die Mitarbeiter drucken nirgendwo mehr Papieretiketten aus, und Sie sehen die gesamte Verlagerung der Arbeitsabläufe. Ein gezieltes Pilotprojekt – bei dem „ESLs“ nur in Kategorien mit hohen Preisänderungen wie Frischewaren, Aktionsregalen oder schnell drehenden Produkten bei Raumtemperatur eingesetzt wird – kostet weniger und konzentriert die Etiketten dort, wo die Einsparungen am größten sind, wodurch das Preis-Leistungs-Verhältnis pro Etikett am überzeugendsten erscheint.

Der Kompromiss besteht zwischen Ehrlichkeit und Wirtschaftlichkeit. Ein teilweises Pilotprojekt kann das Ergebnis verschönern, da Sie gezielt die Gänge ausgewählt haben, die den größten Nutzen bringen; ein Pilotprojekt im gesamten Geschäft lässt sich später schwerer in Frage stellen, da es auch die umsatzschwachen Gänge einbezieht. Bei einer so weitreichenden Entscheidung wie einem kettenweiten Vertrag sollten Sie sich nach Möglichkeit für ein Pilotprojekt in einer einzelnen Filiale in vollem Umfang entscheiden – dies ist die am besten zu begründende Grundlage, die Sie einem Finanzausschuss vorlegen können. Wenn das Budget eine Entscheidung erzwingt, wählen Sie die Kategorien mit den größten Veränderungen sowie einen gewöhnlichen Gang aus, damit Sie einen Überblick über beide Extreme erhalten.

Im Vorfeld festzulegende Erfolgskennzahlen: Arbeitsaufwand für Preisänderungen, Fehlerquote, Umsetzung von Werbeaktionen, Zustand der Etiketten

Decide what “success” means before you switch anything on, and write it down. A pilot without pre-agreed metrics becomes an argument about impressions. Four measures matter most, and they map directly to the value ESLs create — the same four the ROI framework uses, so capturing them here feeds the business case straight away:

• Arbeitsaufwand für Preisänderungen. Die wöchentlich aufgewendeten Arbeitsstunden für das Drucken, Verteilen und Austauschen von Etiketten – der mit Abstand größte Kostenposten in den meisten Geschäftsmodellen von ESL. Erfassen Sie diesen Aufwand in Stunden und rechnen Sie ihn anschließend anhand Ihres Gesamtstundensatzes in Kosten um.
• Fehlerquote bei der Preisauszeichnung. Die Häufigkeit von Abweichungen zwischen dem Regalpreis und dem Preis an der Kasse. Berücksichtigen Sie dabei Reklamationen, Prüfungsfeststellungen und Kulanzrückerstattungen vor und nach dem Vorfall.
• Durchführung von Werbeaktionen. Wie hoch ist der Anteil der Werbeaktionen, die genau pünktlich beginnen und enden, und wie lange dauert die Vorbereitung einer solchen Aktion? Sowohl verspätete Starts als auch verspätete Enden bedeuten Margenverluste.
• Etikettenzustand. Die Betriebssicherheit der Flotte – wie viele Etiketten sind zu jedem Zeitpunkt online und zeigen den korrekten Preis an, und wie lange halten Akku und Verbindung während des Betriebs durch? Dies ist die Kennzahl, die Ihnen zeigt, dass das System wirklich ohne manuelles Eingreifen funktioniert.

Legen Sie für jeden Punkt ein Ziel fest und vereinbaren Sie, wer für die Messung zuständig ist. Die ersten drei Punkte belegen den Nutzen; der vierte Punkt belegt, dass das System zuverlässig und unbeaufsichtigt über die gesamte Kette hinweg betrieben werden kann.

Ausgangswertmessung, bevor Sie irgendetwas einschalten

Erfassen Sie die Daten im Geschäft zwei bis vier Wochen vor der Einführung von „ESLs“ auf Papier – diese Ausgangsbasis ist der am häufigsten übersprungene Schritt und derjenige, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Ohne einen Ausgangswert ist jeder spätere Wert nur eine Behauptung. Erfassen Sie also, solange im Geschäft noch Papieretiketten verwendet werden, dieselben vier Kennzahlen: Messen Sie die Dauer der Preisänderungsrunden mit einer Stoppuhr, zählen Sie die an der Kasse und bei Audits festgestellten Preisfehler, notieren Sie, wie viele Werbeaktionen verspätet liefen und um wie viel Zeit, und halten Sie fest, wie viel Pflege die Etiketten am Regalrand erfordern.

Machen Sie sich auch ein paar qualitative Notizen – worüber sich die Mitarbeiter beschweren, was sich der Geschäftsführer einfacher wünschen würde. Das wird zur „Vorher“-Geschichte, die das „Nachher“ für Menschen, die den Laden noch nie besucht haben, überzeugend macht. Die Ausgangsbasis kostet Sie nichts außer ein paar Wochen disziplinierten Notizenschreibens, und sie macht den Unterschied zwischen einem Pilotprojekt, das etwas beweist, und einem, das lediglich etwas demonstriert.

Wie lange sollte eine Pilotphase dauern, damit sie aussagekräftig ist?

Führen Sie die Live-Phase über mindestens einen vollständigen Preis- und Aktionszyklus durch – in der Praxis acht bis zwölf Wochen –, damit die Etiketten unter den tatsächlichen Geschäftsbedingungen getestet werden und nicht nur während einer ruhigen zweiwöchigen Phase. Was Sie vermeiden wollen, ist ein Pilotprojekt, das so kurz ist, dass es nur ruhige Handelsphasen erfasst. Ein aussagekräftiger Testlauf muss einen normalen Aktionskalender, mindestens eine größere Preisaktualisierung und im Idealfall eine saisonale Hochphase oder ein geschäftiges Wochenende umfassen, denn genau das sind die Momente, in denen der manuelle Arbeitsaufwand und Preisfehler sprunghaft ansteigen und sich „ESLs“ am stärksten auszahlen.

Rechnen Sie zu Beginn ein oder zwei Wochen für die Installation, Integration und Einarbeitung des Personals hinzu, die Sie nicht in die Ergebnisse einbeziehen – die ersten Tage eines neuen Systems sind nicht repräsentativ. Messen Sie den stabilen Betriebszustand, nicht die Lernkurve. Wenn Sie wirklich keine acht Wochen dafür aufbringen können, kann auch ein kürzerer Testzeitraum sinnvoll sein, aber machen Sie deutlich, dass dabei eher die Technologie als die betrieblichen Einsparungen getestet werden.

Auswertung der Ergebnisse und Erstellung des kettenweiten Business Case

Betrachten Sie das Ergebnis als Vorher-Nachher-Vergleich für Ihre vier Kennzahlen und übertragen Sie es dann mit der gebotenen Vorsicht auf die gesamte Kette. Die Berechnung ist einfach: Nehmen Sie die pro Woche eingesparten Arbeitsstunden, multiplizieren Sie diese mit Ihrem Stundensatz und der Anzahl der Filialen; addieren Sie die durch die Beseitigung von Preisfehlern eingesparten Kosten und den durch Werbeaktionen erzielten Umsatzanstieg; verrechnen Sie diese wiederkehrenden Einsparungen mit den einmaligen Installationskosten und den Abonnementkosten pro Etikett. Das ist das Amortisationsmodell, das auf Daten aus Ihrer eigenen Filiale basiert und nicht auf Branchendurchschnitten.

Two cautions keep the case credible. First, your pilot store may not be the average — if you chose a representative site, scaling is fair; if you chose a high-change store, discount before you extrapolate. Second, some savings scale faster than costs: labor and mispricing grow with store size and price velocity, while the per-label subscription is roughly linear, which is why busier stores tend to pay back fastest. Present a range, not a single hero number, and a finance committee will trust it more. If you want the full cost-versus-savings comparison spelled out, the ESLs vs. paper labels breakdown covers total cost of ownership, and the guide to how ESLs work is useful background for stakeholders new to the technology.

Ein Pilotprojekt in eine flächendeckende Einführung umwandeln, ohne die Arbeit erneut zu erledigen

Gestalten Sie das Pilotprojekt so, dass es die erste Filiale der Einführung wird – und nicht nur ein Wegwerf-Experiment, das Sie wieder abbauen. Der teure und zeitaufwändige Teil jeder „ESL“-Einführung ist die Integration – die Anbindung der Synchronisierungs-Engine an Ihre „POS“, „ERP“ und Produktdatenbank. Wenn Sie dies einmalig und ordnungsgemäß für das Pilotprojekt durchführen, lässt sich das Ergebnis auf jede nachfolgende Filiale übertragen; Sie müssen es nicht erneut durchführen, sondern können es wiederverwenden. Das Gleiche gilt für das Betriebshandbuch: Die Art und Weise, wie Sie im Pilotprojekt Etiketten zuordnen, Werbeaktionen planen und den Zustand der Etiketten sowie den Batteriewechsel handhaben, bildet das Handbuch, das der Rest der Kette übernimmt.

Behandeln Sie die Pilotfiliale also als Filiale Nummer eins. Lassen Sie die Etikettendrucker auch nach Abschluss der Evaluierungsphase weiterlaufen, dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse und führen Sie die Integration und den Prozess in den nächsten Filialen ein. Genau hier setzt der Rollout-Plan an – die Reihenfolge der verbleibenden Filialen festlegen, die Installationen außerhalb der Öffnungszeiten planen und das im Pilotprojekt bewährte Konzept skalieren.

Starten Sie ein Pilotprojekt mit Ihren eigenen Produkten auf echten Etiketten

Der schnellste Weg, um loszulegen, besteht darin, Ihre eigenen Artikel auf echte Etiketten zu bringen und zu beobachten, wie sie synchronisiert werden. Wenn Sie eine Demo anfordern, erfassen wir Ihre Systeme, passen die Installation an eine einzelne Filiale an, helfen Ihnen bei der Festlegung der Ausgangsbasis und der vier Erfolgskennzahlen und laden Ihre tatsächlichen Produkte auf echte ESLs – sodass Ihr Pilotprojekt bereits so gestaltet ist, dass es zur ersten Filiale der Einführung wird, sofern die Zahlen stimmen.